Informazioni sulla protezione dei dati personali

Perché queste Informazioni

Very Fast People S.r.l., con sede in Varese, 21100, via Cavour. 39 e sede operativa in via Bernascone, 16, p. iva 02953010127 (di seguito anche: VFP) e le Società ad essa collegate considerano molto importanti sia la privacy sia la protezione dei dati personali e, per questo, garantiscono che il trattamento dei dati degli Interessati che visitano il sito www.veryfastpeople.it e di tutti coloro che, in generale, interagiscono con essa, siano trattati in conformità alle norme in vigore.

VFP collabora, in particolare, con:

  • Fam 3 S.r.l., con sede in Varese, 21100, via Cavour, 39, p. iva 03210920124;
  • Florida S.r.l., con sede in Varese, 21100, via Albuzzi, 43;
  • Copernico S.r.l., con sede in 21049 Milano, via Monterosa 91, P.Iva 10914540967;
  • Solari Fast Broker S.r.l., con sede in 21100, Varese, via Albuzzi, 39, P. IVA 03545930129.

Questo documento, insieme agli altri eventualmente citati o che possono essere raggiunti mediante appositi link, spiegano come e perché VFP e in alcuni casi le società ad essa collegate (Contitolari del trattamento) raccolgono e utilizzano le informazioni che ti riguardano nonché le scelte che puoi operare sulle modalità con cui tali informazioni sono trattate.

Per ulteriori dettagli su come vengono trattati i dati personali in relazione ad alcuni particolari servizi, ti preghiamo di consultare anche le Informative Privacy disponibili sui siti www.veryfastprivacy.it e www.doppiatutela.com.

Le Informazioni che seguono sono dunque da intendersi riferite esclusivamente ai siti appena indicati, non anche per altri siti web consultati o consultabili dall’utente tramite link a terze parti. Ove fossero presenti collegamenti esterni, si rimandano gli Interessati alle specifiche informative disponibili su tali siti.

INFORMAZIONI IN BREVE

Più avanti sono disponibili Informazioni estese e dettagliate.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO E CONTITOLARI

Very Fast People S.r.L., insieme alle altre Società Contitolari è contattabile all’indirizzo info@veryfastpeople.it oppure privacy@fam3.it. Tratta i tuoi dati personali per dare attuazione a un rapporto contrattuale o seguito a una trattativa precontrattuale, oppure perché obblighi di legge lo impongono o, ancora, perché hai chiesto informazioni o chiarimenti specifici. In alcune ipotesi il trattamento viene effettuato perché hai prestato uno specifico consenso al trattamento oppure per la sussistenza di un legittimo interesse di VFP.

TIPOLOGIA DI DATI TRATTATI

I dati personali che VFP tratta generalmente sono dati di tipo comune (dati anagrafici, di contatto, di residenza, indirizzi, identificativi online, dati di pagamenti, altri dati relativi alle unità immobiliari amministrate dalla propria clientela, ecc.). E’ possibile, nell’ambito dell’adempimento di alcuni servizi prestati, come quelli relativi ai Servizi Privacy o Doppia tutela, che siano trattati anche dati di natura particolare (dati relativi a sinistri condominiali), il cui trattamento è effettuato con particolari cautele e misure di sicurezza.

FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

I dati e le informazioni sono raccolti e trattati per consentire a VFP di fornire i propri servizi e le proprie prestazioni. In taluni casi sono trattati per adempiere a obblighi di legge. In talune ipotesi VFP presta i propri servizi per conto di società terze, Titolari del trattamento; in tali casi le finalità sono stabilite dai rispettivi titolari e VFP esegue esclusivamente le operazioni che le sono richieste, in base a precise istruzioni.

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

Le basi giuridiche applicabili al trattamento delle informazioni sono costituite dalla necessità di dare corso a richieste precontrattuali, di adempiere a incarichi e di conseguenza di dare corso agli accordi pre, post e contrattuali, di adempiere ad obblighi di legge e in taluni casi per soddisfare un legittimo interesse. Nel caso di richiesta dell’interessato di ricevere comunicazioni commerciali o informative (newsletter), la base giuridica è costituita dal consenso dell’interessato.

PERIODO DI CONSERVAZIONE

I tempi di conservazione tengono conto di diversi fattori. Di norma la conservazione è effettuata per il periodo strettamente necessario a perseguire le finalità per le quali i dati sono raccolti. Conservazioni ulteriori possono essere stabilite dalla normativa. In ogni caso il periodo è improntato ai principi di liceità, correttezza, trasparenza.

DESTINATARI

Il Titolare si avvale, per determinati servizi e prestazioni, di alcuni soggetti qualificabili quali “responsabili del trattamento”, ossia di soggetti che trattano dati per conto del Titolare. Tali rapporti, come previsto dall’art. 28 del GDPR, sono debitamente contrattualizzati e vengono loro fornite precise e dettagliate istruzioni. Il Titolare si avvale altresì di soggetti interni che sono debitamente autorizzati e istruiti per i trattamenti demandati, oppure accuratamente designati.

TRASFERIMENTO DATI VERSO UN PAESE EXTRA UE

Il Titolare non trasferisce i dati personali al di fuori della UE o dello Spazio Economico Europeo.

DIRITTI DEGLI INTERESSATI

Gli interessati, oltre al diritto di proporre un reclamo all’Autorità di controllo, ossia al Garante della Privacy (www.garanteprivacy.it), hanno diritti che, come indicato nella Informativa estesa, possono esercitare in qualunque momento e liberamente, contattando il Titolare all’indirizzo privacy@fam3.it.

Contitolari del trattamento

Very Fast People S.r.L. ha sottoscritto con Fam 3 S.r.L., con sede in Varese, via Cavour, 39, con Florida S.r.L., con sede in Varese, via Albuzzi, 43, con Copernico S.r.L., con sede in Milano, via Monterosa 91 e con Solari Fast Broker S.r.L., con sede in Varese, via Albuzzi, 39, degli accordi di Contitolarità del trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 26 del Regolamento Europeo n. 679/2016, meglio noto come G.D.P.R..

Questi accordi regolano alcuni aspetti di determinati trattamenti dei dati che le società in questione effettuano perché hanno in comune alcune finalità di trattamento. Se desideri avere maggiori informazioni al riguardo puoi chiedere chiarimenti o specificazioni direttamente a Fam 3 S.r.l. che, in base a tali accordi, è incaricata di gestire le richieste degli interessati. L’indirizzo cui rivolgersi è il seguente: privacy@fam3.it.
E’ possibile contattare anche il numero di telefono 0332.242.086.

Responsabile della protezione dei dati (RPD, DPO)

I Contitolari VFP e Fam 3 S.r.L. hanno nominato un Responsabile della Protezione dei Dati Personali (R.P.D., o Data Protection Officer, D.P.O.) che può essere contattato per ogni informazione e richiesta ai seguenti recapiti:
Email: dpo@fam3.it
Telefono: 0332.242.086.

Il Ruolo di VFP e dei Contitolari

VFP, nella maggioranza dei casi, agisce nei rapporti con gli Utenti del sito, oltre che con i propri Dipendenti, Fornitori, possibili Clienti e Clienti nella veste di Titolare del trattamento.

Ciò avviene per le attività, i servizi e le prestazioni rese nell’ambito della fornitura di prodotti e servizi legati al mondo degli Amministratori Condominiali, nelle loro diverse forme giuridiche (liberi professionisti, società di persone, società di capitali, associazioni). Si tratta dei Clienti e anche di possibili Clienti, allorché siano loro proposte formule, servizi, prodotti o prestazioni relative all'amministrazione dei condomìni e al miglioramento e aggiornamento dei propri servizi professionali.

In tali ipotesi le attività in cui è necessario raccogliere dati personali, come nominativi, numeri di telefono o indirizzi di posta elettronica, vanno dal trattamento di dati per formulare un preventivo alla materiale fornitura di attività, prodotti e servizi. Altrettanto può avvenire in relazione ad attività successive alla conclusione di un contratto, come avviene per la prestazione di assistenza, formazione, gestione organizzativa, amministrativa, contabile e fiscale dei rapporti, per l’assistenza integrativa o per l’eventuale gestione di reclami.

In talune ipotesi, come anticipato, a motivo della comunanza di alcune finalità di trattamento con i propri partner, VFP agisce anche in qualità di Contitolare insieme alle Società sopra indicate.

Ancora, a motivo di diversi obblighi di legge, VFP e i contitolari possono e devono trattare dati personali in adempimento di specifiche disposizioni normative.

VFP agisce anche, talvolta, su incarico di committenti (Clienti, Aziende, Società, Liberi professionisti), qualificabili quali autonomi Titolari del trattamento. Si tratta, in particolare, di ipotesi in cui VFP o uno dei Contitolari promuovano un servizio o una prestazione per conto di terzi: in questi casi i dati personali sono trattati “per conto” di tali Titolari, nella veste e qualifica assunta da VFP S.r.L. di Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR.

E’ importante sottolineare che nelle ipotesi in cui ciò avvenga l’effettivo Titolare dovrà convenire contrattualmente con Very Fast People S.r.L. (e se del caso anche con i Contitolari) i precisi termini del trattamento stesso; ciò comporta, di solito, la stipula di un apposito contratto, spesso denominato DPA, Data Processing Agreement, che contiene specifiche istruzioni sul trattamento che VFP osserverà scrupolosamente.

Quanto appena visto accade, in particolare, laddove VFP o un Contitolare offrano alla propria Clientela un servizio o un prodotto come il pacchetto “Privacy” o la c.d. “Doppia Tutela”, residenti su una piattaforma web che è gestita, per conto dei Clienti, da parte di VFP o dei Contitolari, in qualità di Responsabili, o sub Responsabili, del trattamento.

Origine dei dati

I dati oggetto di trattamento da parte dei Contitolari sono:

  • forniti nell’ambito della navigazione di questo sito o di una delle nostre pagine sui social network;
  • forniti nell’ambito della esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta degli interessati;
  • forniti dagli interessati per l’esecuzione di un contratto con uno dei Contitolari;
  • trattati e forniti perché richiesto dalla legge;
  • forniti attraverso l’iscrizione a eventi organizzati dai Contitolari con apposite iniziative, mediante il sito, le pagine social o altre attività dei Contitolari;
  • forniti da parte di specifici Titolari che hanno demandato a Very Fast People S.r.L. o ai Contitolari l’esecuzione di determinate operazioni;
  • ricavati da elenchi pubblici e/o da informazioni rese pubblicamente disponibili direttamente dagli interessati (eventualmente trattati previo consenso).

Tipologia di dati trattati, Finalità del trattamento, Base giuridica del trattamento

DATI DI NAVIGAZIONE I sistemi informatici e le procedure preposte al funzionamento del sito acquisiscono, nel corso della consultazione, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione Internet. In questa categoria di dati sono ricompresi gli indirizzi IP o i domain names dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito, gli indirizzi URL delle risorse richieste, l’orario della richiesta, la dimensione del file ottenuto dal server, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server ed ulteriori parametri quali il sistema operativo e l’ambiente informatico dell’utente.
Finalità del trattamento Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a ciascun fruitore dei servizi ma che, per la loro natura, potrebbero, attraverso elaborazioni ed incroci con altri dati, permettere di identificare gli utenti.
Basi giuridiche Il trattamento di tali dati è necessario ai fini della fruizione della navigazione, ai sensi dell’art. 6. par. 1, lettera b) del GDPR.
ART. 14 GDPR DATI FORNITI DA TERZI Allorché VFP e i Contitolari ricevano dati personali da terzi, come Associazioni di categoria, Associazioni professionali, Gruppi o Società di professionisti e operatori del settore condominiale, ciò avviene perché sono demandate, a VFP o ai Contitolari, determinate attività di trattamento di dati personali.
Categorie di dati personali Dati comuni, dati di contatto (dati anagrafici, di residenza, numeri di telefono, telefax, indirizzi email, dati di associazione di categoria).
Fonti Associazioni di categoria, associazioni ed enti di rappresentanza di amministratori condominiali e immobiliari.
DATI FORNITI DALL’UTENTE NEL FORM “CONTATTI” Il conferimento dei dati personali da parte degli Interessati nel “Form contatti” è facoltativo e riguarda dati comuni (nome, cognome, indirizzo email, telefono e il testo del messaggio).
Finalità del trattamento Si tratta di informazioni fornite dell’utente al fine di ricevere comunicazioni e informazioni relative ai servizi e/o prodotti commercializzati dai Contitolari nonché per richiedere appuntamenti dedicati o avanzare richieste.
Basi giuridiche In questi casi i dati saranno trattati esclusivamente su richiesta dell’interessato, per dare seguito alle istanze del medesimo, ai sensi dell’art. 6. par. 1, lettera b) del GDPR.
DATI FORNITI DALL’UTENTE NELL’AREA “CLIENTI” Il conferimento dei dati personali da parte degli Interessati nel form “Area Clienti” è facoltativo e riguarda dati comuni (nome e cognome del legale rappresentante, codice fiscale, ragione sociale Studio, p. iva, indirizzo email, telefono, provincia, comune, tipo di gestionale utilizzato e l’indicazione dell’eventuale consulente del Cliente). L’invio del messaggio dalla pagina www.veryfastpeople.it/area-clienti.php avviene mediante accettazione delle condizioni di servizio di Multidialogo (www.multidialogo.it/condizioni-di-servizio), cui si prega di fare riferimento per la politiche di protezione dei dati personali e cui gli interessati sono pregati di rivolgersi per ogni informazione.
Finalità del trattamento Le informazioni vengono gestite direttamente dalla società Multidialogo s.r.l. con sede in Parma (PR), Via Emilia Ovest, 129/2, P.I. 0214943034, previa accettazione delle Condizioni di servizio.
VISITE PRESSO LA NOSTRA SEDE Se visiti i nostri uffici, potremmo chiederti di registrarti come visitatore e fornire il tuo nome, indirizzo email, numero di telefono, nome della società e orario e data di arrivo. In aggiunta, a causa della pandemia dovuta al Covid-19, potremmo chiederti di fornire informazioni relative allo stato di salute, la temperatura corporea, sintomi dovuti al Covid-19, esposizione a individui risultati positivi al Covid-19, e informazioni sugli ultimi spostamenti all’estero.
Finalità del trattamento La finalità di questa tipologia di trattamento è la prevenzione dal contagio da COVID-19.

Conservazione
Con riferimento alla durata di tali trattamenti, la conservazione dei dati avverrà sino al termine dello stato d’emergenza.
Basi giuridiche La base giuridica è individuata, secondo le prescrizioni delle Autorità emananti, nell’implementazione dei protocolli di sicurezza anti-contagio ai sensi dell’art. art. 1, n. 7, lett. d) del DPCM 11 marzo 2020 e succ. modd. e integrazioni.
FORM COMPILATI IN OCCASIONE DI EVENTI, FIERE, CONVEGNI, INCONTRI, MANIFESTAZIONI Spesso, nei convegni organizzati, patrocinati o cui direttamente prende parte VFP, sono sottoposti, a chi desideri compilarli, dei questionari nei quali vengono richiesti dati di contatto come nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono, tipo e/o genere di gestionale utilizzato nella pratica professionale, numero di condomìni amministrato.
Finalità del trattamento I dati sono forniti dall’utente al fine di ricevere comunicazioni e informazioni relative ai servizi e/o prodotti commercializzati da VFP e dai propri partners commerciali e per richiedere appuntamenti dedicati.
Basi giuridiche Il conferimento dei dati personali da parte degli Interessati in tali casi è facoltativo facoltativo e il successivo trattamento avviene a seguito di espresso consenso (art. 6. c. 1, lett. a) GDPR).

Come successivamente precisato, ogni interessato può esercitare i diritti previsti dagli artt. da 15 a 22 del Regolamento Europeo e, in particolare, quello di opporsi in qualsiasi momento alla ricezione di comunicazioni e aggiornamenti periodici, ai sensi dell’art. 21 del GDPR, chiedendo la cancellazione dei propri dati dalle liste e/o banche dati dei Contitolari che, a seconda del caso specifico, offrono i propri servizi all’interessato o, comunque, inviano comunicazioni e aggiornamenti.
Tale specifico diritto può essere esercitato, senza particolari formalità scrivendo all’indirizzo: privacy@fam3.it o cliccando sull’apposito pulsante del messaggio email ricevuto.

FORM COMPILATI IN OCCASIONE DI EVENTI ONLINE, CONVEGNI WEB Molto spesso VFP organizza eventi, convegni e manifestazioni online. La partecipazione a questi eventi è facoltativa e comporta il trattamento di alcuni dati personali, perché nel corso di tali eventi possono avvenire riprese e registrazioni audio-video. I dati oggetto del trattamento, incluse le immagini, le riprese e le registrazioni audio/video, anche in forma parziale e/o modificata o adattata realizzate nel corso dell’evento verranno trattati nel rispetto del GDPR. I dati saranno trattati, anche con l’ausilio di mezzi elettronici, da soggetti specificatamente incaricati per le attività di divulgazione e comunicazione di VFP. L’uso delle immagini non dà diritto ad alcun compenso.
Finalità del trattamento Il trattamento in questi casi avviene per programmare e ospitare eventi o webinar ai quali sei registrato o partecipi, compreso l’invio di relative comunicazioni nell'esecuzione del rapporto che è in corso.
Basi giuridiche Il conferimento dei dati personali è facoltativo seppure, laddove necessiti una registrazione per partecipare all’evento, obbligatorio, in quanto in difetto non sarà possibile partecipare. La base giuridica del trattamento è il consenso, che viene espresso attraverso l’atto volontario dell’interessato di partecipare all’evento.
NEWSLETTER, COMUNICAZIONI COMMERCIALI La ricezione di messaggi telefonici e di comunicazioni di posta, anche elettronica, presuppone l‘esplicito consenso dell’interessato (art. 6. c. 1, lett. a) GDPR). Il conferimento dei dati personali è facoltativo e riguarda dati comuni. I dati sono forniti al fine di ricevere comunicazioni e informazioni relative ai servizi e/o prodotti commercializzati da VFP e dai Contitolari. VFP e i Contitolari possono inviare comunicazioni ai propri Clienti avvalendosi dell'eccezione (alla normale “necessità” del previo consenso) del c.d. “soft-spam”, prevista dall’art. 130, comma 4, D.Lgs. 196/2003, ossia del Codice della Privacy italiano (come modificato dal D.Lgs. 101/2018). In tal caso il soft spam è relativo a comunicazioni promozionali di propri prodotti o servizi tramite l’indirizzo e-mail fornito dall’interessato nel contesto della vendita di un prodotto o di un servizio e riguarda prodotti o servizi analoghi a quelli in precedenza acquistati. Resta fermo che, in tali ipotesi, ogni interessato può esercitare i diritti previsti dagli artt. da 15 a 22 del Regolamento Europeo e, in particolare, quello di opporsi in qualsiasi momento alla ricezione di tali comunicazioni (ai sensi dell’art. 21 del GDPR) e chiedere la cancellazione dei propri dati dalla banca dati dei Contitolari o, ad esempio, nel caso sia ancora attualmente un Cliente, che VFP e i Contitolari non inviino ulteriori comunicazioni del genere qui considerato. Tale specifico diritto può essere esercitato, senza particolari formalità scrivendo direttamente al Titolare all’indirizzo indicato privacy@fam3.it o cliccando sull’apposito pulsante del messaggio email ricevuto.
Finalità del trattamento La finalità di tali trattamenti è l’invio di comunicazioni commerciali e promozionali di prodotti e servizi commercializzati da VFP e dai propri partners e fornire servizi di vendita personalizzati e non.
Basi giuridiche La base giuridica può consistere nell’espresso consenso dell’interessato, laddove manifestato (art. 6. c. 1, lett. a) GDPR), ovvero nel legittimo interesse del titolare ai sensi dell’art. 130 c. 4 del Codice Privacy.

PRECISAZIONI SUL LEGITTIMO INTERESSE

VFP ha svolto, ai sensi dell’art. 6, n. 1, lett. f), un apposito bilanciamento degli interessi e dei diritti e delle libertà fondamentali degli interessati.

Tale base giuridica è utilizzata, innanzitutto, per far valere e/o difendere un diritto del Titolare in giudizio e/o per prevenire e contrastare eventuali frodi nonché per la valutazione della soddisfazione in relazione ai servizi utilizzati o per la soluzione di eventuali problematiche relative alla fruizione degli stessi.

E’ altresì utilizzata, in determinate circostanze, come sopra precisato, per effettuare telefonate, ai sensi del Reg. Europeo n. 679/2016, o inviare, ai sensi dell’articolo 130, comma 4 del Decreto Legislativo 196/2003 (“Codice Privacy”) e delle direttiva ePrivacy (2002/58/CE), comunicazioni di marketing su servizi o prodotti analoghi a quelli oggetto dei contratti stipulati dai clienti, fermo restando il diritto di opposizione ai sensi dell’art. 21 del Regolamento Europeo n. 679/2016.

Come previsto dal Provvedimento del Garante Privacy del 15 maggio 2013 in materia di contrasto allo spam, si ricorda agli utenti e agli interessati che il consenso, o la revoca dello stesso, alla ricezione di comunicazioni commerciali conferito in relazione all’invio mediante modalità tradizionali (cartacea e/o telefonica), è valido anche per quelle cc.dd. automatizzate, ossia effettuato mediante strumenti elettronici (software, sistemi automatizzati, call center, email, sms, ecc.). Ciò vale, anche, viceversa.

DATI FORNITI IN SEDE DI STIPULA CONTRATTUALE In generale, per consentire la conclusione e l'instaurazione e la successiva gestione del rapporto contrattuale con Very Fast People S.r.L. o con uno dei Contitolari, è necessario raccogliere e utilizzare dati personali.
Finalità del trattamento VFP o i Contitolari necessitano dei Dati Personali dell’Utente o del Cliente per fornire i beni o servizi ordinati in forza di un contratto, per stipulare un contratto di fornitura di beni o servizi tra l’utente e VFP o un Contitolare o per inviare all’utente o al Cliente le fatture pertinenti ai beni e servizi ordinati. Le finalità riguardano pertanto l’esecuzione delle attività necessarie alla conclusione ed esecuzione del contratto ai fini della fornitura del servizio/prodotto da richiesto o acquistato, anche tramite il Sito. Tra questi trattamenti rientrano quelli relativi alla fornitura di servizi aggiuntivi richiesti, che potrebbero comportare anche l'interconnessione di dati tra diversi Titolari e il raffronto e/o l'arricchimento con dati detenuti in banche dati pubbliche, nel rispetto delle condizioni contrattuali sottoscritte (es: DURC, interconnessione con altre banche dati cui l’interessato è iscritto o accede).
Basi giuridiche VFP in tal caso tratta i Dati Personali per adempiere agli obblighi contrattuali ai sensi dell’Articolo 6. c. 1, lett. b) GDPR. Il trattamento è quindi giustificato dall’adempimento degli obblighi contrattuali assunti da VFP e prevede l’uso dei dati personali per rispondere alle richieste dell’utente, per elaborare i suoi riscontri e per fornire assistenza, per la registrazione e gestione dell'account (comprese le eventuali verifiche e il recupero delle credenziali - username e/ password), per la fruizione delle funzionalità connesse all'account stesso. I dati possono comprendere anche dati forniti dall’utente durante conversazioni in chat o altro sito Web locale, nei moduli di contatto, nei messaggi di posta elettronica o durante le conversazioni telefoniche o anche, ove il Cliente abbia optato per tale possibilità, durante gli appuntamenti on line. Per comunicare regolarmente con gli utenti che hanno sottoscritto i servizi, VFP farà uso anche della posta elettronica e potrà prendere contatti telefonici per rispondere ai reclami dei clienti o investigare transazioni sospette. VFP utilizzerà l’indirizzo e-mail comunicato dal Cliente per confermare l’apertura di una pratica, inviare avvisi di pagamento, inviare informazioni su eventuali variazioni di prodotto o servizio, nonché per far circolare le altre comunicazioni o informative previste dalla normativa vigente. Disiscriversi da queste comunicazioni non è generalmente possibile: non sono, infatti, comunicazioni di marketing ma necessarie per evadere la richiesta commerciale promossa dallo stesso Cliente.
Conseguenze in caso di mancato conferimento In caso di mancato conferimento di tali dati o di diniego ne consegue l'impossibilità di poter fruire delle prestazioni o dei servizi richiesti.
DATI TRATTATI PER OBBLIGO DI LEGGE VFP e i suoi prodotti e servizi sono soggetti alle leggi vigenti, che in molti casi impongono comunicazioni e trattamenti di dati in relazione ai rapporti intervenuti o in essere tra VFP e la clientela.
Base giuridica Nei predetti casi il trattamento dei Dati Personali è giustificato dalla necessità di adempiere un obbligo legale in capo a VFP (art. 6. c. 1, lettera c) GDPR) ovvero in quanto necessario al perseguimento di un legittimo interesse di VFP (art. 6. c. 1, lettera f) GDPR).

CATEGORIE DI DATI PERSONALI TRATTATI

I dati generalmente trattati da VFP e dai Contitolari sono:

  • Dati di navigazione, quali dati relativi alla connessione, indirizzi IP, nomi a dominio ed altri parametri relativi al browser e al sistema operativo utilizzato, dati di log, dati relativi a licenze installazioni e configurazioni, dati relativi a registrazioni effettuate, processi di interazione e di transazione, indicatori di prestazione, dati relativi a flussi di navigazione e visualizzazioni di pagine, utilizzo e conteggi di funzionalità;
  • Dati identificativi, di contatto e di accesso, quali nome, cognome, indirizzo email, indirizzo postale, numero di telefono, username, password, eventuale immagine di profilo se inserita;
  • Dati del prodotto o dei prodotti acquistati o di servizi sottoscritti;
  • Informazioni per la fatturazione e dati di pagamento, quali eventuale Partita IVA, codice fiscale, indirizzo, ragione sociale;
  • Dati, nominativi e identificativi di Enti e/o unità Condominiali, immobiliari e relative pertinenze e informazioni catastali;
  • Dati di Utilizzo sia in modalità "on premises", ossia le informazioni generate in locale nel contesto dell’utilizzo dei prodotti o dei servizi acquistati ovvero "in cloud", ossia durante l’utilizzo online dei servizi di Very Fast People S.r.L.. I Dati di Utilizzo relativi ai differenti prodotti e/o servizi acquistati (anche da diversi Titolari) potranno essere interconnessi per finalità lecite e trasparenti, come precisato in questo documento;
  • L'utilizzo dei prodotti e dei servizi Veryfastprivacy, Doppiatutela e Copernico CRM, anche nella versione “App”, cui si accede mediante le credenziali (username e password) è soggetto ai termini e alle condizioni contrattuali convenute. La creazione dell'utenza personale permette di attivare funzionalità per raccogliere e conservare i dati di log relativi all'attività di accesso e di utilizzo delle piattaforme gestionali per consentire la verifica dell'operatività delle stesse nel rispetto dei requisiti di sicurezza previsti dal Regolamento. In queste ipotesi Very Fast People e i Contitolari, come specificato nei termini e nelle condizioni contrattuali, trattano i dati relativi ai propri servizi e prodotti in qualità di responsabili del trattamento al fine di fornire il servizio richiesto.

DATI PERSONALI CHE RACCOGLIAMO DA ALTRE FONTI

Raccogliamo anche informazioni da altre fonti, come elenchi pubblici e informazioni disponibili al pubblico. Possiamo combinare queste informazioni con i Dati Personali da voi forniti. Questo ci aiuta ad aggiornare, ampliare e analizzare i nostri archivi, identificare nuovi clienti e creare servizi che potrebbero interessarvi. I Dati Personali che raccogliamo da altre fonti comprendono identificativi, informazioni professionali o relative all’occupazione, informazioni sull’istruzione, informazioni commerciali. In particolare raccogliamo tali Dati Personali dalle seguenti fonti:

  • Associazioni di categoria, cui è stato prestato il consenso al trasferimento di dati per implementazione dei servizi alla clientela;
  • Elenchi di indirizzi postali, qualifiche, indirizzi email, numeri di telefono, indirizzi IP, profili social network, indirizzi e profili personalizzati di LinkedIn, per scopi di marketing mirato, fornitura di contenuti email pertinenti, promozione di eventi;
  • Persone nella vostra organizzazione che potrebbero fornirci le vostre informazioni di contatto aziendali per ottenere dei servizi.

PERIODO DI CONSERVAZIONE

I dati sono conservati generalmente per il periodo di tempo necessario al perseguimento delle finalità per cui tali dati sono stati raccolti e, infine, cancellati con strumenti e modalità adeguate. Per le finalità contrattuali e di legittimo interesse i dati vengono conservati per un periodo pari alla durata della fornitura dei servizi richiesti e per i 10 anni successivi, fatti salvi i casi in cui la conservazione per un periodo successivo sia richiesta per eventuali contenziosi o richieste delle autorità competenti. Per le finalità di marketing i dati vengono conservati per un periodo pari a 24 mesi dalla data in cui il consenso viene prestato ovvero rinnovato in occasione dell'acquisto di un nuovo prodotto o servizio.

COMUNICAZIONE E TRASFERIMENTO DI DATI PERSONALI

Nel rispetto del principio di cui all’art. 5 del GDPR, i dati potranno essere comunicati a:

  • fornitori terzi di servizi di assistenza e consulenza di VFP per attività connesse e correlate agli adempimenti contabili, assicurativi, contrattuali ed esecutivi del rapporto nei settori tecnologico, contabile, amministrativo, legale, assicurativo. In particolare, i dati potranno essere condivisi con:
  • soggetti che forniscono servizi per la gestione del sistema informativo e delle reti di telecomunicazioni, ivi compresa la posta elettronica e che si occupano della gestione del sito,
  • fornitori di servizi hosting, software house, società di servizi in generale e altre società con le quali sono stati stipulati specifici accordi per la prestazione o la fornitura di servizi dedicati alla gestione delle questioni condominiali, di gestione degli studi professionali, di gestione delle tematiche della sicurezza, di fornitura di servizi diversi, come per esempio i servizi di tutela legale relativi alla amministrazione, i servizi di postalizzazione, energia elettrica e gas, servizi di manutenzione, servizi atti alla valutazione dei rischi, verifiche di impianti, altri servizi relativi al condominio,
  • studi o società nell'ambito di rapporti di assistenza e consulenza,
  • fornitori di servizi tecnici che concorrono alla fornitura o esecuzione dei servizi e delle prestazioni riservate al Condominio, terzi che collaborano con il Titolare del trattamento per attività di marketing diretto,
  • istituti di credito e di pagamento digitale,
  • amministrazione finanziaria, enti pubblici, autorità giudiziarie, autorità di vigilanza e controllo.
  • società di recupero crediti
  • Per le finalità di Marketing e previo consenso specifico, i dati personali potranno essere comunicati anche a soggetti terzi e partner commerciali incaricati delle campagne di marketing svolte per conto di VFP.

Tali destinatari, a seconda dei casi, trattano i dati in qualità di autonomi titolari, responsabili e talvolta di autorizzati al trattamento. Queste società, enti o Professionisti allorché siano state individuate quali Responsabili del trattamento dei dati personali ai sensi dell’art. 28 del GDPR, hanno sottoscritto con il Titolare appositi accordi in relazione al trattamento e alla sicurezza dei dati personali come previsto dalla normativa in vigore. La lista completa e aggiornata dei soggetti che trattano i dati in qualità di responsabili del trattamento è disponibile su richiesta, secondo le modalità di contatto indicate in questa informativa.

LUOGO DI TRATTAMENTO DEI DATI E MODALITÀ DI TRATTAMENTO

I dati sono trattati nel territorio italiano o in paesi permessi dalle norme dell’Unione Europea. Il trattamento dei dati personali (come ad esempio la raccolta, l’elaborazione, la consultazione, la stampa, l’archiviazione, la modifica, l’aggiornamento) avviene mediante l’utilizzo di strumenti e procedure idonei e adeguati a garantirne la sicurezza e la riservatezza e viene effettuato sia con modalità automatizzate sia con modalità non automatizzate.

Fra gli strumenti elettronici è previsto l’uso di applicativi in modalità cloud nel rispetto della normativa vigente. VFP e i Contitolari non effettuano, salvo eventuale specifico consenso, profilazione né attuano processi decisionali completamente automatizzati, ossia senza l’intervento di personale autorizzato.

Nota

Alcuni trattamenti, con dati minimizzati, avvengono mediante strumenti e piattaforme di proprietà o controllate da soggetti aventi sede negli USA. Questi trattamenti sono legati all’utilizzo di piattaforme di comunicazione scelte per le caratteristiche di stabilità e certificazioni di sicurezza.

I gestori delle piattaforme al momento utilizzate (GoToMeeting, Zoom Meeting), responsabili o sub-responsabili del trattamento, nella propria contrattualistica standardizzata, dichiarano di utilizzare le apposite Clausole Contrattuali Standard della Commissione Europea (https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en) previste per i trasferimenti al di fuori dell’Unione Europea.

Ciò, tuttavia, non esclude che i dati personali sottoposti a tali trattamenti possano essere oggetto di verifiche effettuate dalle Autorità americane per ragioni di sicurezza nazionale. Su tali piattaforme i dati sono conservati per non oltre un anno dalla raccolta.

La gestione e la conservazione dei dati personali avverrà in Italia e, comunque, all’interno dell’Unione Europea. Attualmente i server utilizzati sono situati all’interno del territorio europeo. I dati non saranno oggetto di trasferimento al di fuori dell’Unione Europea.

Resta in ogni caso inteso che, ove VFP lo ritenesse necessario, avrà facoltà di mutare l’ubicazione dei server in Italia e/o nell’Unione Europea e/o in Paesi extra-UE. In tal caso il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, stipulando, se necessario, accordi che garantiscano un livello di protezione adeguato e/o adottando le clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea ovvero solo in presenza di altro requisito conforme alla normativa italiana ed europea applicabile.

I dati personali sono trattati dalla Società con sistemi elettronici e/o cartacei secondo i principi di correttezza, lealtà e trasparenza previsti dalla normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali e tutelando la riservatezza tramite misure di sicurezza tecniche ed organizzative per garantire un livello di sicurezza adeguato. Tali trattamenti hanno luogo presso la sede della Società e/o presso i Responsabili del trattamento.

Con riferimento ai dati di utilizzo, nel rispetto delle finalità descritte e, ove necessario, di espresso consenso, le attività di analisi possono essere effettuate, anche mediante interconnessione dei dati relativi ai differenti prodotti e servizi acquistati, sia con riguardo ai prodotti "on premises", con l’acquisizione dei dati di utilizzo generati in locale, sia per quelli "in cloud", ossia durante l'utilizzo online dei servizi stessi. Per le statistiche di utilizzo la Società si avvale di strumenti che consentono la raccolta dei dati di utilizzo. Tali strumenti possono comportare l’archiviazione di informazioni nell’applicativo utilizzato tramite il terminale o l’accesso a tali informazioni.

Con specifico riferimento alla raccolta "in cloud" dei dati di utilizzo, tra gli altri, vengono utilizzati strumenti analitici come:

  1. web e customer analytics,
  2. analytics e document search,
  3. querying e dashboarding.

DIRITTI DEGLI INTERESSATI

L’interessato potrà far valere i propri diritti come espressi dagli artt. 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22 del Reg. UE 2016/679; in particolare, l’interessato ha diritto di ottenere dal Titolare le seguenti Informazioni:

  1. la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e in tal caso, di ottenere l'accesso ai dati personali e alle seguenti informazioni:
    1. le finalità del trattamento;
    2. le categorie di dati personali in questione;
    3. i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali;
    4. quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
    5. l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento;
    6. il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo;
    7. qualora i dati non siano raccolti presso l’interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine;
    8. l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l’importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l’interessato.
    9. le garanzie adeguate che fornisce il Paese terzo (extra UE) o un’organizzazione internazionale a protezione dei dati eventualmente trasferiti.
  2. il diritto di ottenere una copia dei dati personali oggetto di trattamento, sempreché tale diritto non leda i diritti e le libertà altrui; In caso di ulteriori copie richieste dall’interessato, il titolare del trattamento può addebitare un contributo spese ragionevole basato sui costi amministrativi.
  3. il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano senza ingiustificato ritardo;
  4. il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che lo riguardano senza ingiustificato ritardo, se sussistono i motivi previsti dal GDPR all’art. 17, tra i quali, ad esempio, nel caso in cui non siano più necessari per le finalità del trattamento o se questo si assuma come illecito, e sempre se ne sussistano le condizioni previste per legge; e comunque se il trattamento non sia giustificato da un altro motivo ugualmente legittimo;
  5. il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento, nelle casistiche previste dall’art. 18 del GDPR, ad esempio laddove ne abbia contestato l’esattezza, per il periodo necessario al Titolare per verificarne l’accuratezza. L’Interessato deve essere informato, in tempi congrui, anche di quando il periodo di sospensione si sia compiuto o la causa della limitazione del trattamento sia venuta meno, e quindi la limitazione stessa revocata;
  6. il diritto di ottenere comunicazione dal titolare dei destinatari cui sono stati trasmesse le richieste di eventuale rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento effettuate, salvo che ciò si riveli impossibile o implichi uno sforzo sproporzionato;
  7. il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che lo riguardano e il diritto di trasmettere tali dati a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte del titolare del trattamento cui li ha forniti, nei casi previsti dall’art. 20 del GDPR, e il diritto di ottenere la trasmissione diretta dei dati personali da un titolare del trattamento all’altro, se tecnicamente fattibile.

Per ogni ulteriore informazione e comunque per inviare una richiesta è possibile rivolgersi al Titolare all’indirizzo indicato in epigrafe o telefonando al n. 0332.242.086.

Ai sensi dell'articolo 2-terdecies del Codice Privacy, in caso di decesso, i diritti riferiti ai dati personali possono essere esercitati da chi ha un interesse proprio o agisce in qualità di mandatario o per ragioni familiari meritevoli di protezione. E’ possibile vietare espressamente l'esercizio di alcuni dei diritti sopraelencati da parte degli aventi causa inviando una dichiarazione scritta alla Società all'indirizzo indicato. La dichiarazione potrà essere revocata o modificata in seguito nelle medesime modalità.

Al fine di garantire che i diritti sopra citati vengano esercitati dall’Interessato e non da terzi non autorizzati, il Titolare potrà richiedere allo stesso di fornire eventuali ulteriori informazioni necessarie allo scopo.

IL DIRITTO DI OPPOSIZIONE (art. 21 GDPR)

Per motivi relativi alla situazione particolare dell’Interessato, lo stesso può opporsi in ogni momento al trattamento dei propri dati personali se esso è fondato sul legittimo interesse o se avviene per attività di promozione commerciale, inviando la richiesta al Titolare all’indirizzo indicato in epigrafe o telefonando al n. 0332.242.086.

L’Interessato ha diritto alla cancellazione dei propri dati personali se non esiste un motivo legittimo prevalente del Titolare rispetto a quello che ha dato origine alla richiesta, e comunque nel caso in cui l’Interessato si sia opposto al trattamento per attività di promozione commerciale.

IL DIRITTO DI PROPORRE UN RECLAMO (art. 15 GDPR)

Fatta salva ogni altra azione in sede amministrativa o giudiziale, l’Interessato può presentare un reclamo all’autorità di controllo competente sul territorio Italiano (Autorità Garante per la protezione dei dati personali) ovvero a quella che svolge i suoi compiti ed esercita i suoi poteri nello Stato membro dove è avvenuta la violazione del GDPR.

Tutte le informazioni e indicazioni utili al riguardo sono disponibili sul sito dell’Autorità Garante: Garante Privacy.

Versione: Febbraio_2021

Ogni aggiornamento della presente Informativa sarà comunicato tempestivamente e mediante mezzi congrui e altresì sarà comunicato se il Titolare effettui un trattamento dei dati dell’Interessato per finalità ulteriori rispetto a quelle di cui alla presente Informativa prima di procedervi ed a seguito della manifestazione del relativo consenso dell’Interessato qualora necessario.